Czym jest faktura imienna?

Czym jest faktura imienna?

Faktura imienna jest dla wielu przedsiębiorców prawdziwym koszmarem. Otóż nie często zdarza się, że osoby, które nie prowadzą własnej działalności gospodarczej, proszą o wystawienie ewidencji sprzedaży. Faktura imienna jest swoistym dowodem transakcji jednak przeznaczona jest ona dla osoby fizycznej. W jej myśl, zawierana jest więc transakcja z osobą, która nie jest właścicielem działalności gospodarczej. Niemniej jednak faktura imienna jest dokumentem, który również stanowi dowód dla kupującego, że zawiera on transakcję, która nie jest bezpośrednio związana z jakąkolwiek działalnością czy firmą. Oczywiście, najczęstszym i najpopularniejszym dowodem są paragony, jednak warto tu zaznaczyć, że nie każdy przedsiębiorca je wystawia. Jeśli tak się nie dzieje, ma on obowiązek wystawienia właśnie faktury imiennej.

Jak wystawić fakturę imienną?- czyli co powinien zawierać dokument

Kłamstwem byłoby stwierdzenie, że faktura imienna wygląda dokładnie tak samo jak każda inna faktura, wystawiona w firmie i dla firmy. Jedną z podstawowych różnic jest to, że musi się znaleźć na niej numer NIP klienta. To jednak nie wszystko. Co zatem jeszcze powinno się znaleźć w takim dokumencie? Otóż:

• numer danego dokumentu
• data- czyli kiedy faktura została wystawiona
• dane podmiotu odpowiedzialnego za wystawienie faktury wraz z nazwą firmy, adresem i numerem NIP
• dane podmiotu, który jest odbiorcą faktury w tym jego imię, nazwisko i adres
• datę dokonania transakcji- w przypadku kiedy jest ona inna niż data wystawienia faktury
• dokładna nazwa towaru lub wykonanej usługi, a także jej ilość i jeśli to konieczne to również miarę
• cenę towaru wyrażoną zarówno wartością brutto jak i wartością netto
• stawkę podatku VAT, a także jego wyliczoną wysokość od ceny
• całkowitą, finalną kwotę do zapłaty

Pod żadnym pozorem nie należy zapominać, że każdy z produktów może być objęty innymi stawkami podatku VAT, w związku z tym informacja o tym, również musi znaleźć się na fakturze.

Kiedy można i należy wystawić fakturę imienną?

Wspomniane już zostało, że faktura imienna jest dowodem na dokonanie transakcji w przypadku osób, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Jednak jakie są terminy na wystawianie faktury imiennej? Otóż musi ona zostać sporządzona:

• nie później niż piętnastego dnia miesiąca, który z kolei nastąpił po miesiącu, w którym dokonana została transakcja- jednak musi tu zajść warunek, który mówi o tym, że klient powinien zgłosić chęć lub żądanie wystawienia takiego dokumentu, do końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż towarów.
• nie później niż piętnastego dnia od dnia zgłoszenia tego żądania, o ile został spełniony warunek, że klient zgłosił takie żądanie w kolejnym miesiącu, niż ten w którym dokonała się sprzedaż towarów.

Warto jednak pamiętać, że sam klient ma aż trzy miesiące na to, by mógł zażądać wystawienia faktury imiennej. Jest to liczone od ostatniego dnia miesiąca, w którym nastąpiła sprzedaż.

Jak dokumentować przychody w przypadku faktury imiennej?

Jak powinno się udokumentować przychody w przypadku wystawienia faktury imiennej? Otóż oczywistym jest fakt, że sprzedaż, której dane zostały udokumentowane taką fakturą, musi zostać w odpowiedni sposób ewidencjonowana. Wówczas niezbędne jest przekazanie jej do księgowości, celem jej rozliczenia. Jak jednak ewidencjonować fakturę imienną? Otóż można tego dokonać na dwa sposoby:

• można rozliczyć ją w zakresie dziennej ewidencji sprzedaży
• można rozliczyć ją na podstawie wyciągu bankowego- o ile sprzedaż została dokonana online.

Warto pamiętać, by odpowiednio numerować ewidencję sprzedaży. Powinny się w niej znaleźć zarówno informacje odnośnie daty w której został uzyskany przychód, a także wartość brutto i podsumowanie całkowitego przychodu z danego dnia.