Dlaczego automatyzacja w firmach kurierskich staje się koniecznością? Analiza trendów i barier operacyjnych

1. Najczęstsze wąskie gardła w pracy dyspozytora

W wielu firmach dyspozytor jest „centrum dowodzenia”: musi ustawiać zadania kurierom, odbierać telefony od sklepów, aktualizować statusy, tworzyć raporty i jednocześnie pilnować, aby nikt nie zapomniał o odbiorze czy zwrocie. Badania branżowe pokazują, że aż 62% czasu dyspozytora pochłaniają czynności powtarzalne i możliwe do zautomatyzowania.

Najczęściej są to:

• ręczne przydzielanie zadań,

• przepisywanie danych pomiędzy systemami,

• odpowiadanie na pytania klientów o status przesyłki,

• ręczne tworzenie dokumentów i raportów.

To powoduje chaos, błędy i niepotrzebny stres. W mniejszych firmach często prowadzi do sytuacji, w której jeden dyspozytor obsługuje więcej zadań niż realnie jest w stanie wykonać.

2. Automatyzacja jako realna przewaga operacyjna

Systemy oparte na regułach potrafią:

• przydzielać zadania kurierom automatycznie,

• przekazywać przesyłki partnerom bez udziału człowieka,

• obliczać stawki transportowe na podstawie parametrów,

• natychmiast aktualizować statusy w systemie sklepu internetowego,

• generować raporty dzienne bez dodatkowej pracy.

Tak działają m.in. rozwiązania typu Deliveo, które wykorzystują zestawy reguł decydujących, komu przypisać zlecenie, jaką trasę wybrać, jak obliczyć koszt przesyłki oraz kiedy powiadomić odbiorcę. Najważniejszy efekt?

Odciążenie dyspozytorów i znaczna redukcja błędów.

3. Przykład z polskiego rynku: firma z 25 kurierami

Operator działający w województwie mazowieckim zmagał się z rosnącą liczbą zamówień. Kurierzy często pracowali z opóźnieniem, a klienci narzekali na brak powiadomień.
Po wdrożeniu automatyzacji zadania zaczęły być przydzielane na podstawie:

• odległości,

• dostępności kuriera,

• okna czasowego i priorytetu,

• wcześniejszych realizacji w danym rejonie.

Dodatkowo klienci dostawali automatyczne powiadomienia SMS, a statusy były aktualizowane w czasie rzeczywistym.

W efekcie:
czas dostawy skrócił się średnio o 18 minut, a liczba reklamacji spadła o 47%.

4. Czy automatyzacja oznacza utratę kontroli?

To częsty mit.
Automatyzacja nie zastępuje ludzi, ale eliminuje rutynę.
Dyspozytorzy zyskują czas na:

• zarządzanie wyjątkami,

• planowanie tras,

• analizę danych,

• opiekę nad kluczowymi klientami.

Firmy wdrażające zaawansowane narzędzia, np. API lub integracje sklepów online, zauważają, że ich pracownicy podejmują trafniejsze decyzje, ponieważ mają dostęp do precyzyjnych danych w czasie rzeczywistym.

5. Dlaczego małe firmy szczególnie zyskują na automatyzacji?

W przeciwieństwie do korporacji, mniejsze firmy nie mają rozbudowanych działów IT ani wielowarstwowych struktur. Dlatego wdrożenie systemu do zarządzania przesyłkami daje im natychmiastowy efekt — często już w pierwszym tygodniu działania.

Włączenie takich rozwiązań jak Deliveo pozwala:

• zwiększyć dzienną przepustowość,

• ograniczyć koszty,

• skrócić trasę,

• ograniczyć liczbę błędów,

• poprawić komunikację z odbiorcą.