Czym są karty paliwowe i jak działają?

Jak działa karta paliwowa?

Karty paliwowe dla flot samochodowych działają na zasadzie elektronicznego środka płatniczego, który jest przypisany do indywidualnego konta firmy lub konkretnego pojazdu. Umożliwia on bezgotówkowy zakup paliwa na stacjach. Osoba zarządzająca flotą może umożliwić także zakup innych dostępnych produktów, akcesoriów czy zapłatę za myjnie za pomocą karty paliwowej. Wszystkie transakcje są rejestrowane na koncie firmy, dzięki czemu firma ma pełną kontrolę nad kosztami paliwa, a także może łatwo analizować i raportować dane związane z zużyciem paliwa przez poszczególne pojazdy i kierowców. Firma może także ustalić limit miesięczny na karcie, co pozwoli na uniknięcie generowania większych kosztów.

Karty paliwowe mogą być: 

• z odroczonym terminem płatności 
• prepaid (płatność w formie przedpłaty). 

Jak uzyskać kartę paliwową?

Karty paliwowe są przeznaczone przede wszystkim dla firm i przedsiębiorstw, które dysponują flotą pojazdów i potrzebują narzędzia do kontrolowania kosztów związanych z paliwem. W celu uzyskania karty paliwowej, firma musi wypełnić odpowiedni formularz, często nawet online, i przedstawić dokumenty potwierdzające swoją działalność. Karty paliwowe nie są dostępne dla osób prywatnych.  

Czy warto ubiegać się o kartę flotową?

Karta paliwowa, oprócz wygody użytkowania i kontrolowania wydatków, niesie także szereg innych korzyści. W przypadku firm posiadających dużą flotę samochodową, mogą one ubiegać się o lepsze warunki kart paliwowych, takie jak rabaty na paliwo czy zwroty części kosztów związanych z tankowaniem. Czy mniejsze przedsiębiorstwa także mają możliwość ustalenia lepszych warunków współpracy z koncernem paliwowych? Otóż jako osobny podmiot, nie do końca będą miały szansę na uzyskanie niższych cen paliwa. W tym przypadku warto skorzystać z oferty firmy zrzeszającej przedsiębiorców posiadających flotę samochodową (tzw. grupy zakupowe). Najczęściej taka firma pośredniczy w negocjowaniu warunków z koncernem lub posiada zaufanego partnera. Oprócz tego, często umożliwia także uzyskania kart paliwowych w Unii Europejskiej, w przypadku flot służbowych podróżujących za granicą. 

Karty paliwowe - za czy przeciw?

Karty paliwowe to zdecydowanie dobre rozwiązanie dla firm posiadających flotę samochodową. Oprócz  już wspomnianego ułatwienia kontrolowania kosztów oraz zniżek na paliwo, karty paliwowe także zapobiegają oszustwom i nadużyciom, ponieważ kierowcy muszą podać PIN, a transakcje są rejestrowane i monitorowane przez system. Dodatkowo, możliwe jest pobranie bezpłatnych raportów dotyczących wydatków i śledzenia zakupów paliwa. Inną ważną kwestią, jest zwiększenie bezpieczeństwa kierowców, którzy nie muszą nosić ze sobą gotówki w celu zatankowania. 

Jak każde inne rozwiązanie, karty paliwowe także mają swoje przeciw. Często posiadanie kart wiąże się z dodatkowymi kosztami, takimi jak opłaty roczne, opłaty za transakcje lub opłaty za rezygnację. Mogą mieć ograniczenie dotyczące miejsca tankowania, rodzaju paliwa czy określonej stacji paliwowej (w zależności od warunków umowy). 

Przed podjęciem decyzji na temat podpisania umowy z koncernem paliwowym, warto wziąć pod uwagę wszystkie plusy i minusy rozwiązania, uwzględniając indywidualne zapotrzebowania firmy.