Prowadzisz firmę w Polsce. Od 2023 musisz prowadzić KSeF

W ramach prowadzonej polityki w Polsce, nieustannie wprowadzone są zmiany. Większość z nich wywiera wpływ na gospodarkę, co w konsekwencji oznacza konieczność dostosowania się przedsiębiorców do panujących przepisów prawnych. Rok 2022 będzie upływał pod znakiem ogromnych rewolucji wynikających z Polskiego Ładu, co mocno odbije się na wartości uzyskiwanych dochodów. Z kolei w 2023 na przedsiębiorców czeka kolejna, prawdopodobna zmiana. Obowiązkowy może stać się Krajowy System e-Faktur. Chętni przedsiębiorcy mogą z niego korzystać już od 1 stycznia 2022 roku. O tym systemie część przedsiębiorców jeszcze nie zdążyła usłyszeć, a tym samym zapoznać się z jego sposobem funkcjonowania i wykorzystywania. Jest to bardzo ciekawe zagadnienie, choć dla wielu osób będzie wykraczało poza możliwości posiadanych programów.  Przedstawiamy najistotniejsze informacje związane z KSeF, czym jest a także jak wygląda proces wdrażania KSeF w przedsiębiorstwie. Dodatkowo przedstawiamy jakie obowiązki niesie ze sobą KSeF, a także dlaczego dla niektórych będzie bardzo korzystnym rozwiązaniem.

Co to jest KSeF i jak wdrożyć w firmie?

Wśród osób niezaznajomionych z tematyką KSeF panuje błędne przekonanie, że jest to program, który służy do wystawiania faktur. W rzeczywistości nie jest to nawet część prawdy. KSeF to system, który został ujednolicony i umożliwia przesyłanie oraz odbieranie faktur elektronicznych. Podsumowując umożliwia przekazywanie e-faktur. Takie faktury muszą spełniać określone standardy, które przedstawione są w ustawie. Następnie są przesyłane za pomocą drogi KSeF do systemu księgowego odbiorcy. Ten system musi znajdować się w rządowej chmurze. 

Proces wdrażania KSeF w firmie należy rozpocząć od weryfikowania możliwości obecnego programu służącego do wystawiania faktur. Konieczne jest ustalenie, czy w fakturach znajdują się miejsca służące do wpisywania informacji, które są konieczne w fakturach ustrukturyzowanych (e-fakturach). Osoby zainteresowane mogą z powodzeniem skorzystać ze środowiska testowego udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. Udział w testach jest całkowicie dobrowolny i bezpłatny. 

KSeF: obowiązki dla przedsiębiorców

Przedsiębiorcy, którzy decydują się na korzystanie z KSeF mogą z powodzeniem skorzystać z wielu przywilejów, jednak z drugiej strony pojawiają się dodatkowe obowiązki. Przede wszystkim podatnicy będą musieli podawać o wiele więcej informacji. Zakres informacji przekracza te, które przesyłane są w ramach przekazywanych plików JPK_FA. Wymagane będą informacje, które nawet przekraczają wymogi wynikające z przepisów ustawy o podatku VAT. W chwili obecnej wystarczające jest około 20 informacji, a w przypadku e-faktur konieczne będzie wypełnienie około aż 300 pozycji. 

Wprowadzenie KSeF będzie wiązało się z koniecznością powielania określonych czynności, a następnie ich ponownego przesyłania. W pierwszej kolejności będą one znajdowały się na e-fakturze, a później konieczne będzie stworzenie JPK. Z pewnością stosowne urzędy będą posiadały o wiele szerszy zakres dostępu do informacji o dokonywanych transakcjach.

Nie można zapomnieć, że przedsiębiorcy muszą także dostosować system swojej pracy i użytkowanie systemów informatycznych do nowych procedur. Będzie to związane również z koniecznością ponoszenia dodatkowych kosztów. 

Jednocześnie korzystanie z KSeF będzie wiązało się z licznymi udogodnieniami dla przedsiębiorców. W tej grupie znajduje się przede wszystkim:

• zmniejszenie wydatków związanych z kosztami administracyjnymi wynikającymi z konieczności archiwizowania e-faktur; 
• przyśpieszony i ułatwiony proces przetwarzania faktur, 
• automatyzacja procesu przepływu dokumentów; 
• organ podatkowy nie będzie wzywał do przedstawiania faktur, ponieważ będą one nieustannie dla niego dostępne;
• szybszy zwrot nadpłaty VAT- skrócenie okresu czasu oczekiwania na zwrot z 60 dni do 40 dni;
• znika konieczność wystawiania duplikatów faktury, ponieważ Podatnik będzie posiadał do tego nieustanny dostęp. 

Przedsiębiorcy, którzy obawiają się zmian idących za Krajowym Systemie e-Faktur mogą skorzystać z możliwości oferowanych przez Saldeo. System stworzony przez Saldeo stwarza możliwość jednoczesnego wystawiania faktur, które są zgodne z wytycznymi wraz z przesyłaniem ich do Krajowego Rejestru e-Faktur bez dodatkowego logowania się do rządowego systemu. Ten rodzaj gotowego rozwiązania ściąga z przedsiębiorcy obowiązek dokonywania obowiązkowych aktualizacji aplikacji. Równolegle, podatnik posiada pewność, że niczego nie przeoczył, może z powodzeniem skupiać się na innych aspektach związanych z prowadzoną działalnością. Jest to z pewnością większa wygoda niż śledzenie wszelkich zmian i obowiązków wynikających z funkcjonowania aplikacji.