Dlaczego faktura to nie pieniądz – najczęstszy błąd przedsiębiorców?

W tym artykule przyjrzymy się temu, dlaczego nie należy stawiać znaku równości pomiędzy fakturą a wpływem na konto, zastanowimy, dlaczego tak się dzieje i sprawdzimy, co można z tym zrobić. Zanim problem z płatnościami stanie się problemem z płynnością finansową.

Mam fakturę, to czemu nadal brakuje mi pieniędzy?

Z raportów branżowych wynika, że w relacjach biznesowych brak płatności za faktury w terminie stanowi znaczną część obrotu pomiędzy firmami. Okazuje się, że prawie 40% transakcji jest regulowana po wyznaczonej dacie^[i], co dodatkowo utrudnia firmom zamianę faktury w realne pieniądze.

To nie jest nowy problem. To coś, co dotyka codziennie wszystkich przedsiębiorców, począwszy od warsztatów samochodowych, poprzez hurtownie, firmy usługowe, produkcyjne, a na handlowych skończywszy. Faktura to nie gotówka. To obietnica zapłaty. A obietnice nie zawsze się spełniają w ustalonym czasie.

„Kiedy właściciele firm wystawiają fakturę, dla wielu z nich stanowi to końcowy etap sprzedaży. Tymczasem dopiero wpływ pieniędzy na konto oznacza realne środki w firmie” – wyjaśnia Prezes Piotr Brzostowiecki z firmy skupującej faktury Regis sp. z o.o.

Co to znaczy, że faktura nie jest pieniądzem?

Może to brzmi prosto, ale warto to powtórzyć na głos: „Faktura to informacja o należności, a nie realne środki na koncie”. To jak obietnica, która z pozory wygląda bardzo dobrze, dopóki nie przychodzi moment zapłaty.

Wyobraź sobie kontrahenta, który zawsze płaci po terminie. Wysyłasz fakturę z 30-dniowym terminem, a przelew przychodzi po 60. Albo jeszcze później. Formalnie wszystko jest w porządku, bo faktura została wystawiona, a klient jej nie kwestionuje. Ale Ty dalej czekasz na pieniądze.

W firmie, gdzie każdy dzień bez gotówki to ryzyko. Bo może zabraknąć środków na opłacenie surowców, pensji, paliwa itd. Różnica między fakturą a pieniędzmi na koncie zaczyna kosztować realne pieniądze.

„Najczęstszy błąd przedsiębiorców to wiara, że faktura automatycznie staje się środkiem płatniczym. To jak stawianie znaku równości między dokumentem a gotówką. Niestety, to tak nie działa i rzeczywistość polskich przedsiębiorców jest zupełnie inna.” - podkreśla Piotr Brzostowiecki ze spółki Regis zajmującej się skupem faktur.

Dlatego coraz więcej firm myśli inaczej o swoich należnościach. Zamiast siedzieć i czekać, szukają rozwiązań, które skracają drogę od faktury do pieniędzy, takich jak m.in. skup faktur (https://regis-skupfaktur.pl/skup-faktur/).

Skąd się bierze ten błąd przedsiębiorców i dlaczego myślą, że „wystawiłem = zarobiłem”?

Ten błąd nie bierze się z niewiedzy. On bierze się z codziennej praktyki. Z tego, jak wygląda prowadzenie firmy od środka. Wystawienie faktury zwykle kończy realizację zlecenia. To taki moment satysfakcji z dobrze wykonanej pracy i pojawia się swego rodzaju poczucie kontroli. Niestety często okazuje się złudne.

W rozliczeniach pomiędzy podmiotami gospodarczymi bardzo łatwo o przesunięcie granicy pomiędzy sprzedażą a finansowaniem klienta. Dajesz termin 30 dni. Potem słyszysz: „Zapłacimy za tydzień”. Tydzień mija. Potem kolejny. I nagle orientujesz się, że finansujesz jego działalność.

Do tego dochodzą emocje i relacje. „To stały kontrahent”. „Nie chcę psuć współpracy”. „Jeszcze chwilę poczekam”. I tak faktura, która miała być pieniądzem, zaczyna żyć własnym życiem.

Wielu przedsiębiorców nie zauważa momentu, w którym relacja handlowa zamienia się w kredytowanie kontrahenta.

W jakich sytuacjach faktura nie zamienia się w pieniądz?

Rzadko jest tak, że dłużnik od razu mówi wprost: „Nie zapłacę”. Zwykle wszystko dzieje się etapami, krok po kroku i z pozoru niewinnie.

Najpierw pojawia się opóźnienie techniczne. Księgowa na urlopie. Brak jednego dokumentu. Prośba o ponowne wysłanie faktury. Potem pojawia się wersja druga: „Zapłacimy razem z kolejną fakturą”. A później cisza.

W innym scenariuszu kontrahent płaci, ale zawsze po terminie. 30 dni zmienia się w 60. 60 w 90. Formalnie nie ma sporu. W praktyce pieniądz w końcu dociera do przedsiębiorcy, ale potrzebny był dużo wcześniej.

Można spotkać się też z przypadkami trudniejszymi, takimi jak nagła reklamacja, przeciąganie ustaleń, restrukturyzacja po drugiej stronie, nowe zobowiązania czy inni wierzyciele. Wtedy faktura staje się nie tylko opóźniona, ale także i ryzykowna.

W każdym z tych scenariuszy nie zmienia się jedno. To, że czekanie kosztuje. I to nie tylko pieniądze, ale też czas, uwagę i spokój.

„Przedsiębiorcy bardzo często mówią: „Przecież mam fakturę, to są moje pieniądze”. I na papierze to się zgadza. Problem zaczyna się wtedy, gdy firma musi zapłacić swoje zobowiązania tu i teraz, a te pieniądze z faktury znajdują się cały czas w czyjejś kieszeni." - mówi Piotr Brzostowiecki, Prezes Regis sp. z o.o. – „Dlatego zawsze powtarzam, że faktura nie jest pieniądzem. Jest tylko zapowiedzią pieniędzy. A każda zapowiedź ma sens tylko wtedy, gdy wiemy, kiedy i czy w ogóle się spełni. W pewnym momencie trzeba przestać czekać i podjąć decyzję biznesową. Czy dalej ryzykujemy, czy zamieniamy należność na realną gotówkę, na przykład poprzez skup faktur.”

Ile realnie kosztuje właściciela opóźnienie w płatności faktury?

Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że czekanie nic nie kosztuje. Przecież właściciel firmy nie płaci za to żadnej prowizji, nie podpisuje umów czy nie angażuje ludzi. Po prostu… czeka. Problem w tym, że w ten sposób ten koszt nie dotyczy już tylko jednej faktury. On rozlewa się po całym przedsiębiorstwie i jego otoczeniu.

I tak, na początku firma traci rabaty u dostawców. Nie dlatego, że ktoś je zabiera, tylko dlatego, że nie może zapłacić szybciej. A szybka płatność w B2B często oznacza realne oszczędności. Jak nie ma pieniędzy z faktury, to płaci się później i drożej. Niby drobna różnica, ale powtarzana miesiąc po miesiącu zaczyna boleć.

Kolejny koszt to droższy pieniądz. Jeśli przelew nie przychodzi, to trzeba się jakoś ratować. I tak zostaje przekroczony limit na koncie albo wzięty kredyt obrotowy. Odroczenie płatności gdzie indziej. Pieniądze, które miały pochodzić z wystawionej faktury, zastępuje się pieniędzmi z banku.

I nagle okazuje się, że czekanie jednak ma swoją cenę, tylko ukrytą w odsetkach.

Jest też koszt, o którym rzadko mówi się głośno - blokada decyzji. Przedsiębiorca zaczyna odkładać na później decyzje. Nie inwestuje. Nie zatrudnia. Przestaje myśleć do przodu, bo cały czas z tyłu głowy ma jedną myśl: „Jak nie zapłacą, to…”. To nie jest dobre środowisko do prowadzenia biznesu.

Najpoważniejsze ryzyko pojawia się na końcu. Bo do dłużnika ustawia się kolejka. Ty czekasz grzecznie, a ktoś inny działa szybciej. A kiedy sytuacja po drugiej stronie się pogarsza, nie liczy się już to, kto miał rację, tylko kto zdążył wcześniej.

Dlatego coraz więcej firm przestaje liczyć wyłącznie na cierpliwość i dobrą wolę kontrahenta. Zamiast tego korzysta z innych metod odzyskania swoich należności, takich jak wyspecjalizowane firmy windykacyjne czy takie, które skupują przeterminowane faktury.

To realny sposób na to, by nie znaleźć się na końcu kolejki wierzyciel i nie obudzić się z fakturą, która jest już tylko kawałkiem nic nie wartej kartki papieru, a nie realną wartością dla przedsiębiorstwa.

Ile realnie kosztuje właściciela firmy opóźnienie w płatności faktury?

Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że czekanie nic nie kosztuje. Przecież właściciel firmy nie płaci za to żadnej prowizji, nie podpisuje umów czy nie angażuje ludzi. Po prostu… czeka. Problem w tym, że w ten sposób ten koszt nie dotyczy już tylko jednej faktury. On rozlewa się po całej działalności firmy.

I tak, na początku firma traci rabaty u dostawców. Nie dlatego, że ktoś je zabiera, tylko dlatego, że nie może zapłacić szybciej. A szybka płatność w B2B często oznacza realne oszczędności. Jak nie ma pieniędzy z faktury, to płaci się później i drożej. Niby drobna różnica, ale powtarzana miesiąc po miesiącu zaczyna boleć.

Kolejny koszt to droższy pieniądz. Jeśli przelew nie przychodzi, to trzeba się jakoś ratować. I tak zostaje przekroczony limit na koncie albo wzięty kredyt obrotowy. Odroczenie płatności gdzie indziej. Pieniądze, które miały pochodzić z wystawionej faktury, zastępuje się pieniędzmi z banku.

I nagle okazuje się, że czekanie jednak ma swoją cenę, tylko ukrytą w odsetkach.

Istnieje też koszt, o którym rzadko mówi się głośno, a jest nim… blokada decyzji. Przedsiębiorca zaczyna odkładać na później decyzje. Nie inwestuje. Nie zatrudnia. Przestaje myśleć do przodu, bo cały czas z tyłu głowy ma jedną myśl: „Jak nie zapłacą, to…”. To nie jest dobre środowisko do prowadzenia firmy.

Najpoważniejsze ryzyko pojawia się na końcu. Bo do dłużnika ustawia się kolejka. Ty czekasz grzecznie, a ktoś inny działa szybciej. A kiedy sytuacja po drugiej stronie się pogarsza, nie liczy się już to, kto miał rację, tylko kto zdążył wcześniej.

I to nie jest wydumane ryzyko. Większość przedsiębiorstw w praktyce czeka na przelewy dłużej niż powinno. Badania rynkowe pokazują, że ponad 60% polskich firm zgłasza, że doświadcza opóźnionych płatności od kontrahentów^[ii].

Problem opóźnionych płatności stał się powszechny wśród polskich firm i może się okazać, że „zapłacimy później” coraz częściej oznacza, że „nie zapłacimy wcale”.

Dlatego część przedsiębiorców nie patrzy już na należności tylko jako na coś, co kiedyś zamieni się w pieniądz. Traktuje je jako jedne z wielu decyzji biznesowych, od których zależy czy będą dalej czekać, czy chcą szybciej odzyskać płynność, na przykład poprzez takie działania, jak skup faktur czy przekazanie ich do windykacji.

Od czekania do działania, czyli kiedy faktura wymaga decyzji

Faktura to plan. Gotówka to rzeczywistość. Im szybciej przedsiębiorca zacznie rozróżniać te dwa pojęcia, tym mniej miejsca zostaje na nerwowe czekanie i improwizację. Dlatego coraz częściej nie chodzi już o to, czy kontrahent zapłaci, a jeśli tak, to jak długo trzeba na to czekać, ale jaką decyzję podjąć z tą fakturą teraz. Dla jednych będzie to windykacja, dla innych skup faktur.

I nie warto czekać, aż takie działanie stanie się ostatnią deską ratunku, tylko potraktować je jako zwykłą, biznesową decyzję, którą należy podjąć zanim zwłoka zacznie kosztować więcej niż sama faktura.

Przypisy:

^[i] https://atradiusdutchstatebusiness.nl/dam/jcr%3Abaa211f1-7791-45a9-92c1-5e4c3ad0dda5/payment-practices-barometer-central-and-eastern-europe-2025-poland-en.pdf
^[ii] https://businessinsider.com.pl/gospodarka/ponad-60-proc-przedsiebiorcow-ma-problem-z-zaleglymi-platnosciami/d7fpkfg