Nieterminowe płatności w biznesie – jak radzić sobie z dłużnikami?

Nieterminowe płatności w biznesie – czy można tego uniknąć?

Całkowite wyeliminowanie opóźnień w płatnościach jest raczej niemożliwe, ale możesz znacznie ograniczyć ryzyko. Przede wszystkim przed podpisaniem umowy i wystawieniem faktury z odroczonym terminem płatności warto zweryfikować kontrahenta. Sprawdź, z kim masz do czynienia – czy dane w rejestrach zgadzają się z tym, co mówi Ci potencjalny kontrahent, czy firma nie widnieje w rejestrach dłużników itp. Jeżeli dany podmiot ma tendencję do „zapominania” o płatnościach, jest szansa, że znajdziesz informacje o jego zaległościach. Możesz sprawdzać rejestry pojedynczo lub skorzystać np. z Raportu Weryfikacja Kontrahenta od BIK – dostarcza on w jednym miejscu wszystkie potrzebne informacje opatrzone dodatkowo wskaźnikiem ryzyka współpracy.

Ponadto do dobrych praktyk prewencyjnych należą:

• stosowanie krótszych terminów płatności przy pierwszych transakcjach,
• pobieranie zaliczek przy większych zleceniach,
• monitorowanie należności na bieżąco,
• wdrożenie systemu przypominania o płatnościach oraz wysyłania wezwań do zapłaty.

W tym przypadku ostrożność zwykle się opłaca – weryfikując kontrahenta i wdrażając odpowiednie procedury, możesz zminimalizować ryzyko pojawiania się opóźnień.

Co robić, gdy kontrahent spóźnia się z płatnością?

Co jednak, gdy już doszło do opóźnienia w płatności? Najgorszą rzeczą jest ignorowanie sprawy lub czekanie, aż sama się wyjaśni. Zalecany schemat działania jest prosty, ale należy go wdrożyć konsekwentnie i jak najszybciej.

Krok 1: przypomnienie o płatności

Pierwsze przypomnienie powinno mieć neutralny ton. Może się zdarzyć, że opóźnienie wynika z przeoczenia, błędu w księgowości lub problemów organizacyjnych. Uczciwy kontrahent zwykle podziękuje za takie przypomnienie, przeprosi za niedogodności i natychmiast przeleje zaległą kwotę.

Przypomnienia o płatności warto wdrożyć jako stały element zarządzania fakturami. Możesz je wysyłać (np. w formie wiadomości e-mail) jeszcze przed upływem terminu, aby zniwelować ryzyko opóźnień. Warto rozważyć korzystanie z Bezpiecznej Faktury BIK – wtedy wysyłasz przypomnienia o płatności z logo.  Nie musisz samodzielnie zastanawiać się nad treścią monitów – BIK na podstawie terminu płatności za fakturę wysyła odpowiednie komunikaty. Jeśli to nie pomoże, można przejść do bardziej zdecydowanych działań.

Krok 2: wezwanie do zapłaty

Gdy przypomnienie nie przynosi efektu, czas na oficjalne wezwanie do zapłaty. Dokument powinien zawierać przede wszystkim:

• dane obu stron,
• numer i datę faktury,
• wyznaczony nowy termin zapłaty,
• informację o konsekwencjach braku uregulowania należności (np. wpisie do rejestru dłużników).

Takie wezwanie należy wysłać listownie, najlepiej listem poleconym. Odpowiednio skonstruowane stanowi podstawę do wpisania dłużnika do rejestru, jeżeli należność nie zostanie uregulowana. Jeśli korzystasz z Bezpiecznej Faktury BIK, za pośrednictwem BIK wygodnie zlecisz wysłanie takiego wezwania. Masz wtedy pewność, że na jego podstawie będzie możliwe wpisanie dłużnika do rejestru BIG InfoMonitor.  Często już samo otrzymanie wezwania do zapłaty działa na dłużnika mobilizująco.

Krok 3: wpis do rejestru dłużników

Jeśli kontrahent nadal nie reaguje, po 30 dniach od wysłania wezwania do zapłaty możesz wpisać dłużnika do rejestru. Dzięki temu ostrzeżesz inne firmy i utrudnisz nierzetelnemu kontrahentowi uzyskanie np. kredytu lub leasingu. W Bezpiecznej Fakturze BIK możesz wybrać opcję automatycznego wpisania dłużnika do rejestru, jeśli nie zareaguje on na wcześniej wysłane wezwanie.

Krok 4: droga sądowa i egzekucja komornicza lub alternatywy

Jeżeli wcześniejsze działania nadal pozostają bez efektów, warto skierować sprawę na drogę formalną, składając pozew w sądzie. Sąd może wydać tytuł wykonawczy i nakazać egzekucję komorniczą – to jeden z najskuteczniejszych sposobów na „wyciągnięcie” należności od dłużnika.

Trzeba jednak mieć na uwadze, że jest to czasochłonny proces. Jeśli zastanawiasz się, jak odzyskać pieniądze od dłużnika szybciej, dobrym pomysłem może być sprzedaż długu prywatnej firmie windykacyjnej. W ten sposób odzyskasz tylko część należności (firma windykacyjna pobiera prowizję), ale pozwala to szybko zamknąć sprawę. Czasami jest to korzystniejsze niż wielomiesięczna batalia sądowa.

Jak radzić sobie z dłużnikami: podsumowanie

Nieterminowe płatności potrafią zachwiać płynnością finansową nawet dobrze prosperującej firmy. Dlatego tak ważne jest działanie dwutorowe polegające na zapobieganiu oraz wdrożeniu sprawdzonych procedur w razie problemów. Pamiętaj, aby weryfikować kontrahentów przed rozpoczęciem współpracy i stosować środki ostrożności takie jak zaliczki przy nowych współpracach. Warto wykorzystać narzędzia, które wspomagają przedsiębiorców w walce z dłużnikami i pozwalają reagować szybciej, a przy tym skuteczniej. Dłużnicy często liczą na to, że wierzyciel machnie ręką na dług. Gdy widzą, że kontrolujesz sytuację i znasz swoje prawa, znacznie rzadziej próbują unikać płatności. Bezpieczna Faktura BIK to rozwiązanie, które znacznie ułatwia komunikację z kontrahentem w sprawie płatności i umożliwia wysłanie wezwania do zapłaty oraz wpisanie dłużnika do rejestru BIG InfoMonitor w przypadku, gdy kontrahent Ci nie zapłaci.

Na zlecenie Biura Informacji Kredytowej