Konferencja hybrydowa – jak przeprowadzić ją bez wtop?

Konferencja hybrydowa – czym jest?

Wydarzenia hybrydowe, jak sama nazwa wskazuje, są mieszanką i połączeniem wydarzeń offline (na żywo) i online (wirtualnych). W jaki sposób? Wydarzenia hybrydowe mogą przybierać różne formy w zależności od ich charakteru. Najczęściej wygląda to tak, że obraz z sali, pomieszczenia, w którym znajdują się prowadzący wydarzenie, emitowany jest na żywo jako live streaming. Może być emitowany na ogólnodostępną albo dedykowaną platformę wideo.

Należy pamiętać, że zadaniem uczestników nie jest samo oglądanie live streaming jak filmu w telewizji. Podstawowym składnikiem wydarzeń hybrydowych jest zaangażowanie w nie widowni zgromadzonej przed ekranami swoich urządzeń. Uczestnicy konferencji biorą więc w niej aktywny udział za pośrednictwem smartfonów, tabletów, laptopów lub komputerów – oznacza to, że ​​mogą przekazywać informacje zwrotne w czasie rzeczywistym. Ważnym aspektem konferencji, jak i każdego innego wydarzenia hybrydowego, jest równe traktowanie i takie samo zainteresowanie odbiorców na żywo i online.

Konferencja hybrydowa – dlaczego warto?

Konferencje hybrydowe posiadają wiele zalet. Przede wszystkim jest to bardzo wygodna forma wydarzenia. Uczestnicy przebywający daleko od miejsca, w którym odbywa się konferencja nie muszą poświęcać czasu na dojazdy, nocleg i wiele innych kwestii związanych z dotarciem na miejsce. Hybrydowa forma konferencji i live streaming pozwala im na udział w wydarzeniu z dowolnego miejsca. Oprócz tego, hybrydowa forma umożliwia zorganizowanie większego spotkania niż to, które odbywałoby się wyłącznie stacjonarnie. Dzięki live streaming do wydarzenia może bowiem dołączyć niemal nieograniczona liczba uczestników, a co najważniejsze – wszyscy z nich są równi, mają takie same prawa, możliwości i mogą brać czynny udział w konferencji. Warto również podkreślić, że hybrydowa forma jest często wygodniejsza dla organizatora wydarzenia, a przede wszystkim o wiele tańsza. Nie można również zapominać, że konferencja hybrydowa to idealne wyjście w panującej aktualnie sytuacji wywołanej pandemią Covid-19 i różnymi utrudnieniami z nią związanych. Dodatkowo, taka forma konferencji jest obecnie o wiele bezpieczniejsza niż tradycyjne.

Konferencja hybrydowa – jak przygotować?

Aby konferencja hybrydowa odniosła sukces należy pamiętać o kilku ważnych rzeczach:

• Zaplecze techniczne i wybór platformy

Jako zaplecze techniczne należy rozumieć tu m.in. odpowiednią szybkość Internetu, dobrej jakości sprzęt nagłaśniający czy nagrywający. Wybór platformy do przeprowadzenia konferencji hybrydowej ma kluczowe znaczenie dla powodzenia całego przedsięwzięcia. Platforma musi być w stanie m.in. obsłużyć zdalną publiczność, umożliwić przesyłanie zdjęć i filmów czy oferować opcje czatu na żywo. Przydatną opcją jest również możliwość nagrywania całej transmisji.

Zaplecze techniczne, jak i platforma na której będzie przeprowadzona konferencja jest bardzo ważna, ponieważ skargi dotyczące wydarzeń hybrydowych najczęściej dotyczą właśnie słabej jakości transmisji, co z kolei może zmniejszyć satysfakcję i zniechęcić uczestników do udziału w wydarzeniu.

• Test

Niezwykle ważne jest przetestowanie działania całego systemu z udziałem testowych uczestników. Powoli to na sprawdzenie jego sprawności oraz upewnienie się, że podczas oficjalnej konferencji wszystko pójdzie zgodnie z planem.

• Wsparcie

Mimo uprzedniego testowania, podczas oficjalnego wydarzenia mogą wystąpić różne problemy techniczne. Aby szybko sobie z nimi poradzić, warto zatrudnić profesjonalne wsparcie specjalistów z odpowiednimi kwalifikacjami, którzy pomogą rozwiązać nieoczekiwany problem i umożliwią kontynuowanie konferencji.