Roll out SAP ERP - wyzwania projektowe

W przypadku firm korzystając z SAP ERP konieczne będzie więc przeprowadzenie projektu roll out SAP.

Jak się przygotować?

Przystępując do roll out’u należy wziąć pod uwagę szereg czynników merytorycznych, technicznych oraz organizacyjnych. Jeśli projekt jest realizowany przy wsparciu zewnętrznych konsultantów konieczne jest przeprowadzenie transferu wiedzy. Wszyscy zaangażowani w projekt muszą jak najdokładniej poznać biznes danej firmy, ze szczególnym uwzględnieniem specyfiki wewnętrznych procesów biznesowych oraz systemu z którego aktualnie korzysta przedsiębiorstwo. Konieczna jest także identyfikacja zagadnień wymaganych przez lokalne przepisy.

Czynniki organizacyjne

Drugą grupę czynników, które należy przygotować przed przystąpieniem do roll out’u stanowią kwestie organizacyjne, w ramach których należy wyróżnić m.in.: 

• Dokumentację dotyczącą rozwiązania wzorcowego:
•  Opis procesów biznesowych
•  Koncepcję wdrożenia
•  Dokumentację techniczną oraz instrukcje użytkownika
• Przejrzystą strukturę projektu, m.in. identyfikację kluczowych użytkowników i właścicieli procesów biznesowych
• Odrębne umowy zawarte pomiędzy wszystkimi stronami zaangażowanymi w projekt
• Metodykę zarządzania projektem typu roll-out w środowisku międzynarodowym
• System zarządzania zmianami, wynikającymi z integracji np. spółki lokalnej z globalnymi procesami biznesowymi
• Kwestię poufności informacji i prawo dostępu do danych

Kwestie techniczne

Z kolei do najważniejszych kwestii technicznych należą m.in. lokalizacje serwerów i ich dostępność dla firm zlokalizowanych w różnych strefach czasowych czy wsparcie administratorów systemu w godzinach prac spółek lokalnych (z uwzględnieniem stref czasowych). Konieczne jest oczywiście także przygotowanie środowiska wdrożeniowego (system konfiguracyjny, system testowy i produktywny). Aby współpraca członków zespołu projektowego (który w przypadku roll out’u prawdopodobnie będzie pracował z różnych lokalizacji) przebiegała sprawnie należy zadbać o odpowiednie narzędzia takie jak: portal projektowy, narzędzia komunikacyjne (skype, e-mail, tele/wideokonferencje itp.), system ticketowy do obsługi bieżących zgłoszeń serwisowych.

Korzyści

Jakie korzyści przynosi roll out? Przede wszystkim jest to pominięcie czasochłonnych procesów oraz wyeliminowanie dodatkowych kosztów związanych z projektowaniem osobnego systemu dla poszczególnych oddziałów. Ujednolicone oprogramowanie umożliwia zwiększenie kontroli nad działalnością spółek czy placówek i w efekcie wpływa na sprawniejsze podejmowanie decyzji oraz realizację strategii rozwoju. Najważniejsze procesy biznesowe są zoptymalizowane, komunikacja między np. zakładami produkcyjnymi a magazynami zlokalizowanymi w różnych miejscach przebiega bezproblemowo. Jednolity system minimalizuje także ryzyko wystąpienia błędów i pomyłek. Realizacja projektu uwzględnia również oczywiście wszelkie różnice w regulacjach prawnych obowiązujących w poszczególnych krajach.