Urzędomatu przy magistracie na razie nie będzie. Prezydent Raciborza odpowiada radnym

Radni Rady Miasta Racibórz – Justyna Poznakowska, Marian Czerner (na zdj.) i Michał Fita z Klubu Radnych Lepszy Racibórz – zwrócili się do prezydenta z interpelacją dotyczącą montażu urzędomatu przy Urzędzie Miasta Racibórz. Jak wskazali, podobne rozwiązania funkcjonują już w wielu samorządach, m.in. w Mikołowie, Białymstoku i Głubczycach, umożliwiając mieszkańcom całodobowy odbiór dokumentów urzędowych. Podobną interpelację do starosty złożyli ich koledzy z klubu Lepszy Powiat.

Radni pytali m.in., czy urząd analizował możliwość instalacji takiego urządzenia, jakie byłyby koszty jego zakupu i utrzymania, czy możliwe byłoby pozyskanie środków zewnętrznych oraz współpraca z Powiatem Raciborskim przy realizacji przedsięwzięcia.

W odpowiedzi prezydent Jacek Wojciechowicz poinformował, że obecnie nie przewiduje wdrożenia urzędomatu. Wyjaśnił, że coraz więcej mieszkańców korzysta z e-Doręczeń, a urząd nie odnotowuje kolejek ani utrudnień w obsłudze interesantów. Przypomniał również, że korespondencja może być odbierana w Biurze Obsługi Interesantów, a po godzinach pracy urzędu także w siedzibie Straży Miejskiej do godz. 21.00.

Prezydent zwrócił uwagę, że obowiązujące przepisy nie przewidują urzędomatu jako formy skutecznego doręczenia dokumentów administracyjnych. Powołał się przy tym na stanowiska Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Ministerstwa Infrastruktury, które wskazują na wątpliwości prawne związane z takim rozwiązaniem. Dotyczą one m.in. potwierdzenia odbioru przez właściwą osobę, ustalenia daty skutecznego doręczenia czy możliwości zastosowania tzw. fikcji doręczenia.

Jak wynika z odpowiedzi, koszt zakupu i montażu urzędomatu wynosiłby od około 120 do 200 tys. zł. Zdaniem prezydenta urządzenie mogłoby służyć jedynie do przekazywania dokumentów niewymagających formalnego doręczenia, jednak ze względu na niewielką liczbę takich spraw jego wdrożenie w Urzędzie Miasta Racibórz nie jest obecnie zasadne.

Interpelacja

Klub Radnych: Lepszy Racibórz

Prezydent Miasta Racibórz za pośrednictwem Przewodniczącego Rady Miasta Racibórz

ZAPYTANIE/INTERPELACJA

w sprawie montażu urzędomatu przy Urzędzie Miasta Racibórz oraz Starostwie Powiatowym w Raciborzu

Szanowny Panie Prezydencie,

działając jako radni Rady Miasta Racibórz, w nawiązaniu do interpelacji radnych Rady Powiatu Raciborskiego skierowanej do Starosty Powiatu Raciborskiego, zwracamy się z identyczną interpelacją w sprawie podjęcia działań zmierzających do montażu tzw. „urzędomatu” przy Urzędzie Miasta Racibórz.

W wielu polskich samorządach wdrażane są nowoczesne rozwiązania usprawniające obsługę mieszkańców. Przykładem jest Mikołów, Białystok czy ostatnio Głubczyce, gdzie uruchomiono urządzenie umożliwiające całodobowy (24/7) odbiór dokumentów urzędowych bez konieczności wizyty w urzędzie i oczekiwania w kolejkach. Mieszkańcy mogą w ten sposób odbierać dokumenty urzędowe, otrzymując kod PIN do odbioru drogą SMS.

Rozwiązanie to znacząco podnosi standard obsługi mieszkańców, zwiększa dostępność usług publicznych oraz wpisuje się w proces cyfryzacji administracji i budowy nowoczesnego samorządu.

Warto również podkreślić, że idea automatyzacji odbioru przesyłek i dokumentów została spopularyzowana przez Rafała Brzoskę, który wywodzi się z naszego regionu. Tym bardziej zasadne jest, aby Miasto Racibórz oraz Powiat Raciborski aktywnie wdrażały innowacyjne rozwiązania, które poprawiają komfort życia mieszkańców.

W związku z powyższym prosimy o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

Czy w Urzędzie Miasta Racibórz prowadzone były analizy dotyczące możliwości instalacji urzędomatu?
Czy planowane jest wdrożenie takiego rozwiązania w najbliższym czasie? Jeśli nie – jakie są przyczyny braku takich działań?
Jakie byłyby szacunkowe koszty zakupu, instalacji oraz utrzymania urzędomatu?
Czy istnieje możliwość pozyskania środków zewnętrznych na realizację tego typu inwestycji?
Jakie kategorie dokumentów mogłyby być udostępnione do odbioru za pomocą urzędomatu w pierwszym etapie wdrożenia?
Czy możliwa jest współpraca pomiędzy Miastem a Powiatem w zakresie wspólnego wdrożenia i użytkowania takiego urządzenia?
Jaki potencjalny harmonogram realizacji inwestycji mógłby zostać przyjęty?

Podkreślamy, że wdrożenie urzędomatu stanowiłoby realne ułatwienie dla mieszkańców, w szczególności osób pracujących, seniorów oraz osób z ograniczoną mobilnością. Jednocześnie przyczyniłoby się do ograniczenia kolejek w urzędach i zwiększenia efektywności obsługi administracyjnej.

Z poważaniem,

Justyna Poznakowska
Marian Czerner
Michał Fita
Klub Radnych Lepszy Racibórz

Odpowiedź na interpelację z dnia 3 czerwca br. w sprawie montażu urzędomatu

Odpowiadając na interpelację z dnia 3 czerwca br. w sprawie montażu urzędomatu przy Urzędzie Miasta Racibórz, wyjaśniam, co następuje:

W związku z obserwowanym wzrostem liczby klientów Urzędu korzystających z usługi e-Doręczeń oraz rosnącym udziałem korespondencji prowadzonej drogą elektroniczną na ten moment nie przewiduje się wdrożenia w tutejszym Urzędzie dodatkowego rozwiązania w postaci urzędomatu jako formy odbioru dokumentów przez mieszkańców.

Mieszkańcy są obsługiwani na bieżąco w godzinach pracy Urzędu, a dotychczasowa praktyka nie wykazała występowania kolejek ani utrudnień w dostępie do usług świadczonych przez Urząd. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa korespondencja do klientów jest przekazywana różnymi kanałami doręczeń. Urząd wykorzystuje w szczególności e-Doręczenia, doręcza korespondencję poprzez operatora pocztowego na podstawie umowy o świadczenie usług pocztowych i kurierskich w obrocie krajowym i zagranicznym zawartej z Pocztą Polską S.A., gońców zewnętrznych oraz pracowników Urzędu. Interesanci mają również możliwość osobistego odbioru korespondencji w Biurze Obsługi Interesantów, bez konieczności wizyty w poszczególnych wydziałach. Dodatkowo, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom mieszkańców, odbiór awizowanej korespondencji możliwy jest w dwóch punktach: w Biurze Obsługi Interesantów (w godzinach pracy Urzędu) oraz w Straży Miejskiej (po godzinach pracy Urzędu – do godz. 21.00).

Warte podkreślenia jest to, że w obecnym stanie prawnym brak jest przepisów, które wprost dopuszczałyby traktowanie odbioru dokumentów z urzędomatu jako skutecznego doręczenia w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1691) oraz ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622).

Stanowisko w tym zakresie zajęły Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Ministerstwo Infrastruktury, w ocenie których stosowanie urzędomatów budzi wątpliwości natury prawnej. Doręczanie pism klientom Urzędu za pośrednictwem urzędomatu, nawet w sytuacji wyrażenia przez nich uprzedniej zgody, nie spełnia wymogów formalnych określonych w obowiązujących przepisach.

Korzystanie z urzędomatu jako formy odbioru dokumentów rodzi istotne wątpliwości, w szczególności w zakresie:

- zapewnienia wiarygodnego potwierdzenia odbioru pisma przez oznaczoną osobę,
- ustalenia daty skutecznego doręczenia,
- możliwości zastosowania fikcji doręczenia,
- zachowania gwarancji procesowych strony postępowania.

Zgodnie z art. 39 Kodeksu postępowania administracyjnego organ administracji publicznej w pierwszej kolejności ma obowiązek doręczać pisma na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w ustawie o doręczeniach elektronicznych. W przypadku braku możliwości doręczenia w ww. sposób organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem: przez operatora wyznaczonego z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej albo przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy. W przypadku gdy wcześniejsze sposoby są niedostępne, organ administracji publicznej doręcza pisma przesyłką rejestrowaną albo przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.

Katalog form doręczeń określonych w przepisach ma charakter zamknięty, co oznacza, że organy administracji nie mają możliwości wprowadzania alternatywnych, nieregulowanych ustawowo sposobów doręczania pism. Ponadto odbiór dokumentów z urzędomatu odbywa się w sposób zautomatyzowany, bez fizycznego lub elektronicznego podpisu strony, bez jakiejkolwiek weryfikacji jej tożsamości oraz bez możliwości stwierdzenia, że dokument został faktycznie odebrany przez adresata, a nie osobę nieuprawnioną.

Szacunkowe koszty zakupu i instalacji urzędomatu oscylują wokół kwoty od 120 000 zł do 200 000 zł.

Biorąc pod uwagę powyższe, wprowadzenie urzędomatu mogłoby być rozważane wyłącznie jako narzędzie pomocnicze w zakresie przekazywania dokumentów, których odbiór nie jest objęty wymogami formalnymi określonymi przepisami. Jednak z uwagi na znikomą liczbę spraw, które mogłyby być obsługiwane przy wykorzystaniu urzędomatu, należy stwierdzić, że jego wdrożenie w Urzędzie Miasta Racibzórz w chwili obecnej nie jest zasadne.

PREZYDENT MIASTA
Jacek Wojciechowicz