Urzędomat przy Starostwie Powiatowym w Raciborzu? Trwają analizy, ale są przeszkody prawne

Radni Rady Powiatu Raciborskiego Szymon Bolik, Krzysztof Bajerski i Paweł Klima zwrócili się do starosty z pytaniami dotyczącymi możliwości wdrożenia rozwiązania funkcjonującego już w części polskich samorządów. Wskazali, że urządzenia tego typu pozwalają mieszkańcom odbierać dokumenty przez całą dobę, bez konieczności dostosowywania się do godzin pracy urzędu i oczekiwania w kolejkach.

W interpelacji podkreślono, że podobne rozwiązania działają między innymi w Mikołowie i Białymstoku. Dzięki nim mieszkańcy mogą odbierać m.in. dowody rejestracyjne, tablice rejestracyjne czy ich wtórniki po otrzymaniu specjalnego kodu PIN.

Jak wynika z odpowiedzi podpisanej przez wicestarostę Ewę Lewandowską, działania związane z możliwością wdrożenia takiego systemu rozpoczęto jeszcze przed złożeniem interpelacji. Z inicjatywy starosty Grzegorza Swobody już w lutym 2026 roku odbyło się spotkanie z przedstawicielami firmy InPost dotyczące pilotażowej usługi Urząd24.

Podczas rozmów analizowano kwestie organizacyjne, techniczne i prawne, szczególnie związane z ochroną danych osobowych oraz skutecznością doręczania dokumentów urzędowych.

Jak wskazano w odpowiedzi, obecnie rozważane są różne modele współpracy z operatorami zewnętrznymi. W niektórych wariantach możliwe byłoby udostępnienie urządzenia bez konieczności ponoszenia przez samorząd kosztów jego zakupu czy instalacji.

Jednocześnie pojawiają się przeszkody formalne. Starostwo Powiatowe w Raciborzu posiada obowiązującą umowę z Pocztą Polską na kompleksowe usługi pocztowe realizowane w latach 2026–2027, dlatego przekazanie części zadań innemu podmiotowi wymaga dodatkowych analiz.

Kluczowe znaczenie mają jednak obecne przepisy prawa. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Ministerstwo Infrastruktury wskazują, że odbiór dokumentów za pośrednictwem urzędomatów nie spełnia wszystkich wymagań dotyczących tzw. skutecznego doręczenia w rozumieniu Kodeksu postępowania administracyjnego.

W odpowiedzi przytoczono stanowisko Ministerstwa Infrastruktury, zgodnie z którym obowiązujące przepisy nie przewidują obecnie odbioru dokumentów z urzędomatu jako pełnoprawnej formy doręczenia administracyjnego. Wątpliwości dotyczą między innymi potwierdzenia odbioru przez właściwą osobę, ustalenia daty skutecznego doręczenia oraz zachowania gwarancji procesowych stron postępowania.

Powiat nie wyklucza jednak wdrożenia podobnego rozwiązania w przyszłości. W przypadku zmian przepisów możliwa byłaby również współpraca pomiędzy Powiatem Raciborskim a Miastem Racibórz w zakresie wspólnego użytkowania urządzenia. Obecnie nie określono harmonogramu realizacji takiej inwestycji.

Tekst interpelacji i odpowiedź

Szanowny Panie Starosto,

Działając jako radni Rady Powiatu Raciborskiego, zwracamy się z interpelacją w sprawie podjęcia działań zmierzających do montażu tzw. „urzędomatu” przy Starostwie Powiatowym w Raciborzu.

W wielu polskich samorządach wdrażane są nowoczesne rozwiązania usprawniające obsługę mieszkańców. Przykładem jest Mikołów czy Białystok, gdzie uruchomiono urządzenie umożliwiające całodobowy (24/7) odbiór dokumentów urzędowych bez konieczności wizyty w urzędzie i oczekiwania w kolejkach. Mieszkańcy mogą w ten sposób odbierać m.in. dowody rejestracyjne, tablice rejestracyjne czy ich wtórniki, otrzymując kod PIN do odbioru drogą SMS.

Rozwiązanie to znacząco podnosi standard obsługi mieszkańców, zwiększa dostępność usług publicznych oraz wpisuje się w proces cyfryzacji administracji i budowy nowoczesnego samorządu.

Warto również podkreślić, że idea automatyzacji odbioru przesyłek i dokumentów została spopularyzowana przez Rafała Brzoskę, który wywodzi się z naszego regionu. Tym bardziej zasadne jest, aby Racibórz oraz powiat raciborski aktywnie wdrażały innowacyjne rozwiązania, które poprawiają komfort życia mieszkańców.

W związku z powyższym prosimy o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

- Czy w Starostwie Powiatowym w Raciborzu prowadzone były analizy dotyczące możliwości instalacji urzędomatu?
- Czy planowane jest wdrożenie takiego rozwiązania w najbliższym czasie? Jeśli nie – jakie są przyczyny braku takich działań?
- Jakie byłyby szacunkowe koszty zakupu, instalacji oraz utrzymania urzędomatu?
- Czy istnieje możliwość pozyskania środków zewnętrznych na realizację tego typu inwestycji?
- Jakie kategorie dokumentów mogłyby być udostępnione do odbioru za pomocą urzędomatu w pierwszym etapie wdrożenia?
- Czy możliwa jest współpraca pomiędzy Miastem a Powiatem w zakresie wspólnego wdrożenia i użytkowania takiego urządzenia?
- Jaki potencjalny harmonogram realizacji inwestycji mógłby zostać przyjęty?

Podkreślamy, że wdrożenie urzędomatu stanowiłoby realne ułatwienie dla mieszkańców, w szczególności osób pracujących, seniorów oraz osób z ograniczoną mobilnością. Jednocześnie przyczyniłoby się do ograniczenia kolejek w urzędach i zwiększenia efektywności obsługi administracyjnej.

Szymon Bolik
Krzysztof Bajerski
Paweł Klima

Odpowiedź wicestarosty Ewy Lewandowskiej

Odpowiadając na interpelację dotyczącą możliwości montażu tzw. „urzędomatu” przy Starostwie Powiatowym w Raciborzu uprzejmie informuję, co następuje:

Z inicjatywy Starosty Raciborskiego Grzegorza Swobody już w lutym 2026 r. w Starostwie Powiatowym w Raciborzu odbyło się spotkanie z przedstawicielami firmy InPost w sprawie wdrożenia pilotażowej usługi Urząd24, umożliwiającej całodobowy odbiór dokumentów urzędowych przy wykorzystaniu urządzeń typu „urzędomat”.

Podczas spotkania omawiano kwestie organizacyjne, techniczne oraz przede wszystkim prawne związane z funkcjonowaniem tego rodzaju urządzenia, w szczególności w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych oraz skuteczności doręczeń dokumentów urzędowych w ramach aktualnie obowiązujących regulacji prawnych.

Na obecnym etapie analizowane są różne modele współpracy z operatorami zewnętrznymi. W przypadku części rozwiązań możliwe jest udostępnienie urządzenia bez konieczności ponoszenia przez samorząd kosztów jego zakupu i instalacji, przy czym szczegółowe warunki uzależnione są od przyjętego modelu organizacyjnego oraz zakresu współpracy.

Dodatkowo należy zwrócić uwagę, że Starostwo Powiatowe w Raciborzu w dniu 19.12.2025 r. podpisało z Pocztą Polską S.A., wybraną w trybie przetargu klasycznego, umowę na świadczenie kompleksowych usług pocztowych w latach 2026–2027, stąd kwestia zlecania usług doręczania innemu podmiotowi wymaga szczególnej analizy.

Jednocześnie należy wskazać, że zgodnie z prezentowanymi stanowiskami Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Ministerstwa Infrastruktury doręczanie dokumentów administracyjnych za pośrednictwem urzędomatów nie spełnia wszystkich wymogów formalnoprawnych dotyczących „skutecznego doręczenia” w rozumieniu prawnym. W przypadku dokumentów szczególnych, takich jak dowód rejestracyjny czy prawo jazdy, wskazuje się również na brak pełnej gwarancji bezpieczeństwa wydania dokumentu oraz właściwej identyfikacji odbiorcy.

Jak czytamy w odpowiedzi na interpelację posła na Sejm RP Pawła Masełki, sygnowanej podpisem Stanisława Bukowca, Sekretarza Stanu w Ministerstwie Infrastruktury, cyt.: „Zgodnie z art. 39 k.p.a. doręczenia następują przede wszystkim na adres do doręczeń elektronicznych, a w przypadku braku takiej możliwości za pokwitowaniem, w szczególności przez operatora wyznaczonego, pracowników organu lub inne upoważnione osoby. Uzupełniająco zastosowanie znajdują regulacje dotyczące miejsca doręczenia (art. 42–43 k.p.a.) oraz doręczeń zastępczych (art. 44 k.p.a.). Katalog form doręczeń określony w k.p.a. ma charakter zamknięty, a zastosowanie innych sposobów możliwe jest wyłącznie wówczas, gdy wynika to z przepisów szczególnych. W obecnym stanie prawnym brak jest przepisów, które wprost dopuszczałyby traktowanie odbioru pisma, dokumentów lub decyzji administracyjnej z urzędomatu jako skutecznego doręczenia w rozumieniu k.p.a. Rozwiązanie to rodzi istotne wątpliwości, w szczególności w zakresie: zapewnienia wiarygodnego potwierdzenia odbioru pisma przez oznaczoną osobę; ustalenia daty skutecznego doręczenia; możliwości zastosowania fikcji doręczenia przewidzianej w art. 44 k.p.a.; zachowania gwarancji procesowych strony postępowania. W ocenie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji doręczenie decyzji za pośrednictwem urzędomatu nie spełnia warunków skutecznego doręczenia”.

W przypadku zmiany regulacji prawnych nie wyklucza się możliwości współpracy pomiędzy Powiatem Raciborskim a Miastem Racibórz w zakresie wspólnego ewentualnego wdrożenia lub użytkowania tego typu urządzenia, o ile przeprowadzona analiza prawna i organizacyjna potwierdzi zasadność takiego rozwiązania. Aktualnie nie ma zastosowania planowanie harmonogramu.