Reklama

Najnowsze wiadomości

Strony Partnerskie30 listopada 202218:55

Przechowywanie dokumentów – najlepsze sposoby

Reklama
Polska:

Wiele firm z różnych sektorów jest zobowiązane do przechowywania dokumentów i różnych danych przez wyznaczony okres czasu, nawet, gdy nie są one już używane. Archiwizacja dokumentów zapewnia bezpieczeństwo takim informacjom. Polega na zapisywaniu statycznych dokumentów w bezpiecznej fizycznej lub cyfrowej lokalizacji i stanowi kluczową część każdego systemu zarządzania dokumentami (DMS). Jak wygląda taki proces archiwizacji i jak go wdrożyć w swojej firmie?

Proces archiwizacji

Archiwizacja dokumentów to proces przenoszenia wrażliwych danych do magazynu. Takie dokumenty nie są już używane, ale muszą zostać zachowane. Wynika to zazwyczaj z obowiązków prawnych, konieczności sporządzenia dokumentów firmowych lub rejestracji podatkowych. Dokumenty mogą być fizyczne lub cyfrowe, lecz coraz więcej firm rezygnuje z zarządzania dokumentami w formie papierowej i archiwizacji ich w celu zaoszczędzenia miejsca i usprawnienia pracy. Archiwizacja danych pozwala zapisywać najważniejsze dokumenty i organizować je w sposób ułatwiający dostęp do nich w przyszłości.

Dane kopii zapasowej a dane archiwalne

Należy pamiętać o rozróżnieniu między danymi kopii zapasowej a danymi archiwalnymi. Dane kopii zapasowej to krótkoterminowe rozwiązanie do odzyskiwania często używanych dokumentów. Z kolei dane archiwalne odnoszą się do rekordów, z których pracownicy organizacji nie korzystają aktywnie, a także nie ma takiego zamiaru w najbliższej przyszłości, jednak trzeba je mieć w zasięgu ręki.

Jak wdrożyć archiwizację?

Firmy i przedsiębiorstwa stosują różne techniki wprowadzenia u siebie procesu archiwizacji. Każdy z nich ma swoje plusy i minusy. Pierwszym i zarazem najstarszym ze sposobów jest przechowywanie dokumentów papierowych. Jest to jedna z najbezpieczniejszych metod archiwizacji, ponieważ papieru nie da się zhakować, a zmiana fizycznie zapisanych danych bez pozostawienia zapisu jest wręcz niemożliwa. Kolejnym sposobem są dziś bardzo popularne archiwa cyfrowe.  Polega to na przekonwertowaniu dokumentów na pliki cyfrowe, które mogą być przechowywane na dyskach twardych, serwerach lokalnych, zasobach w chmurze lub dowolnym innym systemie komputerowym. Jest też metoda taka jak skanowanie na żądanie. To połączenie archiwizacji cyfrowej i papierowej. Usługa ta polega na przechowywaniu informacji na dokumentach papierowych, ich skanowaniu oraz przesyłaniu w postaci plików cyfrowych. Łączy ze sobą łatwy dostęp do cyfryzacji z niezawodnością i bezpieczeństwem dokumentacji papierowej.

Szukasz profesjonalnej firmy, która zajmie się archiwizacją Twojej dokumentacji? Odwiedź https://pika.pl/usluga/archiwizacja-dokumentow/.

Autor: materiał partnerski,

Bądź na bieżąco z nowymi wiadomościami. Obserwuj portal naszraciborz.pl w Google News.

Reklama
Reklama

Komentarze (0)

Komentarze pod tym artykułem zostały zablokowane.

Reklama
Reklama

Najczęściej czytane artykuły

Reklama
Aktualności7 lutego 202309:14

Raport 998. Wypadek w Owsiszczach. Kobieta trafiła do szpitala

Raport 998. Wypadek w Owsiszczach. Kobieta trafiła do szpitala - Serwis informacyjny z Raciborza - naszraciborz.pl
0
Powiat:

Dwa zdarzenia odnotowali podczas poniedziałkowej służby strażacy z PSP Racibórz i okolicznych jednostek OSP. Najpoważniejsze z nich miało miejsce w Owsiszczach przy ulicy Wydale, gdzie zderzyły się dwa samochody osobowe.

red., fot. Czytelnik
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama

Partnerzy portalu

Dentica 24
ostrog.net
Szpital Rejonowy w Raciborzu
Spółdzielnia Mieszkaniowa
Ochrona Partner Security
PWSZ w Raciborzu
Zajazd Biskupi
Kampka
Nasz Racibórz - Nasza ekologia
Materiały RTK
Fototapeta.shop sklep z tapetami i fototapetami na zamówienie
Reklama
Reklama

Najnowsze wydania gazety

Nasz Racibórz 27.01.2023
30 stycznia 202318:51

Nasz Racibórz 27.01.2023

Nasz Racibórz 20.01.2023
23 stycznia 202309:54

Nasz Racibórz 20.01.2023

Nasz Racibórz 13.01.2023
18 stycznia 202322:57

Nasz Racibórz 13.01.2023

Nasz Racibórz 06.01.2023
8 stycznia 202316:08

Nasz Racibórz 06.01.2023

Zobacz wszystkie
© 2023 Studio Margomedia Sp. z o.o.