Jednolity Plik Kontrolny jako nowoczesne narzędzie zarządcze

Budowa i struktury

Aby zrozumieć możliwości związane z Jednolitym Plikiem Kontrolnym (w skrócie JPK) należy przyjrzeć się najpierw jego budowie. JPK składa się z siedmiu podstawowych części – tak zwanych struktur. Każda z nich ma za zadanie skatalogowanie oraz przechowywanie w ściśle określonej formie informacji finansowych i księgowych, gdzie:

Struktura pierwsza – księgi rachunkowe (skrót JPK_KR) stanowi elektroniczną wersję (czy kopię/obraz) ksiąg rachunkowych przedsiębiorstwa. Tego rodzaju dane są podstawą do weryfikacji ujęcia wpisów w księgach oraz naliczania podatków.

Struktura druga – wyciąg bankowy (skrót JPK_WB) jest elektroniczną wersją historii rachunku bankowego, stanowiącą odpowiednik wyciągu bankowego w formie elektronicznej.

Struktura trzecia – magazyn (skrót JPK_MAG) to elektroniczna wersja magazynu znanego już przedsiębiorcy, czyli opis i sprawdzenie wejść (przyjęć) oraz wyjść magazynowych z podziałem na transakcje oraz pozycje.

Struktura czwarta – ewidencje zakupu i sprzedaży (skrót JPK_VAT) jest ewidencją zakupu i sprzedaży, identyfikuje podmioty, sprzedaż i zakup towarów i usług, dla których przepisy stanowią obowiązek naliczania podatku.

Struktura piąta – faktury VAT (skrót JPK_FA) to rozwinięcie oraz rozszerzenie struktury czwartej, które jest elektronicznym obrazem wszelkich dokumentów faktur sprzedażowych, jako duża baza ewidencyjna z wyszczególnianymi pozycjami dokumentów księgowych.

Struktura szósta – podatkowa księga przychodów i rozchodów (skrót JPK_PKIR) stanowi narzędzie i pomoc dla podmiotów najmniejszych, które do tej pory nie prowadziły tak zwanej pełnej księgowości (podatkowej księgi przychodów i rozchodów).

Struktura siódma – ewidencja przychodów (skrót JPK_EWP), czyli narzędzie, które będzie bardzo ważne szczególnie dla podmiotów rozliczających się w formie ryczałtu.

Jak wykorzystać Jednolity Plik Kontrolny w działalności przedsiębiorstwa

Jak widać z opisu poszczególnych struktur, stanowią one ogromne źródło informacji finansowych. Mogą więc być świetnym narzędziem dla zarządów, właścicieli oraz nadzorców do weryfikacji prawidłowego działania firmy. Tworząc raporty czy wewnętrzne audyty odpowiednie osoby w firmie, działy czy nawet podmioty zewnętrzne nie mają aż takiej odpowiedzialności, jak w przypadku deklarowania informacji organom podatkowym. Ze względu na odpowiedzialność (nawet karną) niewiele osób zdecyduje się na wprowadzanie danych dowolnie, nieprawidłowo, bez zachowania odpowiedniej skrupulatności czy wreszcie „kreatywnie”. Jednolity Plik Kontrolny jest więc bardzo wiarygodnym źródłem danych, które warto wykorzystywać.
Co więcej, konieczność jego comiesięcznego uzupełniania pozwala na wgląd do informacji bardzo aktualnych. Poza tym niektóre informacje (np. operacje na rachunku bankowym) mogą być udostępniane np. audytowi wewnętrznemu bez konieczności zapewnienia dostępu do rachunku bankowego.